Definí la información común del grupo
El nombre de la actividad, la fecha, el horario, la duración y la modalidad pertenecen a la sesión grupal. Registrarlos una sola vez evita duplicar el mismo encuentro para cada participante.
Usá un nombre reconocible para identificar la clase en la agenda y distinguirla de las sesiones individuales.
Conservá el detalle por participante
La asistencia, el importe y el pago deben poder revisarse persona por persona. Dos integrantes del mismo grupo pueden tener condiciones distintas sin que eso modifique el registro de los demás.
En Tiempo a Favor podés sumar o quitar integrantes, mover una persona a otra clase y ajustar valores u horarios individuales cuando corresponde.
Registrá cambios en el momento correcto
Para que el estado del grupo sea confiable, seguí un recorrido estable:
- Antes de la clase, revisá la lista de participantes.
- Después del encuentro, actualizá la asistencia.
- Cuando recibís un pago, registralo en la ficha correspondiente.
- Si una persona cambia de horario, movela sin alterar al resto del grupo.
Separá administración de comunicación
Una lista de difusión o un grupo de mensajería puede servir para avisos generales, pero no es el mejor lugar para controlar pagos individuales. Evitá publicar información privada o saldos dentro de una conversación compartida.
Usá el registro administrativo para revisar cada caso y contactá personalmente cuando sea necesario.